Otelinizi Piyanos ile yönetin

1. Başlangıç

Hesabınız ekibimiz tarafından oluşturulur. Kurulum sonrası size bir e-posta ve başlangıç şifresi iletilir. İlk girişte şifrenizi değiştirin.

1. Giriş: hotel-app.piyanos.com/login adresinden e-posta ve şifrenizle girin.
2. Panel turu: Sol menüde tüm modüller yer alır. Üstteki Dashboard günlük özetinizi (rezervasyon, açık talep, kullanım) gösterir.
3. Roller: Owner her şeyi yönetir; Staff sınırlı yetkiyle operasyonu yürütür. Kullanıcıları Ayarlar → Kullanıcılar’dan yönetirsiniz.

2. Otel ayarları

Ayarlar → Otel bölümünden otelinizin kimliğini tanımlarsınız. Bu bilgiler hem misafir yanıtlarında hem de belgelerde kullanılır.

• Temel bilgiler: otel adı, slug, adres, şehir, telefon, e-posta.
• Dil & saat dilimi: varsayılan dil (TR/EN/RU/AR) ve saat dilimi (dropdown’dan seçilir).
• LLM sağlayıcı (BYO): Kendi yapay zeka sağlayıcınızı bağlayın — Claude, OpenAI, Gemini veya Ollama. API anahtarınız şifreli saklanır, tüketimi doğrudan sağlayıcıya ödersiniz. Anahtar girmezseniz kotanız dahilinde platform üzerinden çalışır.

3. Kanallar

AI → Kanallar bölümünden misafirlerin size ulaştığı kanalları bağlarsınız. Her kanal tek bir asistan beynine bağlanır; misafir hangi kanaldan yazarsa yazsın aynı bilgiye erişir.

• WhatsApp Business: Meta Cloud API bilgileri (phone number id, access token) ile bağlanır.
• Telegram: BotFather’dan aldığınız bot token’ı girin; webhook otomatik kaydolur.
• Messenger / Instagram: Meta sayfa / IG işletme hesabı bağlanır.
• Web widget: Sitenize gömülebilir; kurulabilir PWA olarak da çalışır.
• Sesli / SIP: Telefon aramalarını karşılar (Business planı).

Her kanalı bağladıktan sonra Test düğmesiyle bir deneme mesajı gönderebilirsiniz.

4. Bilgi tabanı (asistanı eğitmek)

Asistan uydurmaz; yanıtlarını sizin yüklediğiniz bilgilerden üretir (RAG). AI → Bilgi Tabanı’ndan otelinizle ilgili her şeyi ekleyin.

• Oda tipleri, olanaklar, kahvaltı/servis saatleri, otopark, evcil hayvan politikası, iptal koşulları, çevre & ulaşım, sık sorulanlar…
• İçerik ekledikçe asistan daha isabetli yanıt verir. Belgeler 4 dilde saklanabilir.

AI → Asistanı Test Et ekranından gerçek bir misafir gibi soru sorup yanıtları doğrulayın. Eksik/yanlış yanıt görürseniz bilgi tabanına ekleme yapın.

5. Rezervasyon & ön büro

Asistan müsaitlik sorgular, rezervasyon oluşturur, değiştirir ve iptal eder. Siz de panelden yönetirsiniz.

• Odalar: Odalar’dan oda tiplerini, kapasite ve fiyatları tanımlayın.
• Müsaitlik: Müsaitlik ve Müsaitlik Kuralları’ndan tarih bazlı fiyat/kontenjan yönetin.
• Rezervasyonlar: Rezervasyonlar’dan tüm rezervasyonları görür, manuel ekler (walk-in), düzenlersiniz. Grup/çoklu oda desteklenir.
• Folio: Folio’dan misafirin güncel hesabını görür, ekspres çıkış yaparsınız.
• PMS: PMS Entegrasyonu’ndan HotelRunner/Beds24 gibi sistemlerinizi bağlayabilirsiniz (opsiyonel; dahili PMS de kullanılabilir).

6. Operasyon

Günlük otel operasyonunun tamamı panelden yürür.

• Kat hizmetleri: Housekeeping panosunda oda durumları (kirli/temiz/kontrol edildi/servis dışı) Kanban veya liste görünümünde.
• Servis talepleri: Servis Talepleri’nde uyandırma, oda servisi, erken/geç çıkış, temizlik talepleri.
• Bakım: misafir veya personel arıza bildirir; talep personele atanır.
• Tesis rezervasyonu: spa, restoran, gym için Tesisler’den rezervasyon.
• Kayıp eşya & dijital oda anahtarı (QR): ilgili modüllerden yönetilir.
• Personel bildirimleri: yeni talep geldiğinde ilgili personele WhatsApp/Telegram bildirimi.

7. Gelir yönetimi

• Sohbet içinde ödeme (iyzico): kendi iyzico hesabınızı Otel Ayarları → Ödeme’den bağlayın; asistan misafire sohbette güvenli bir ödeme linki gönderir, veya Ödemeler sayfasından manuel link oluşturursunuz. Ödeme doğrudan sizin hesabınıza geçer.
• Upsell teklifleri: varış öncesi oda yükseltme, geç çıkış gibi teklifler otomatik sunulur.
• Dinamik fiyatlandırma: sistem fiyat önerir, siz onaylarsınız.
• OTA channel manager: Booking/Expedia gibi kanallarla senkronizasyon.
• Sadakat programı: puan ve kademe bazlı misafir sadakati.
• Anketler / NPS: konaklama ortası memnuniyet anketi; düşük puanlar otomatik eskale edilir.

8. Yasal uyum (Türkiye)

Türkiye mevzuatı ürünün içindedir.

• KVKK onayı: misafir ilk mesajında onay istenir; onay, IP ve zaman damgasıyla kaydedilir. Veri ihracı ve silme (unutulma hakkı) desteklenir.
• Kimlik Bildirim: misafir kimlik bilgileri toplanır ve jandarma/polis bildirimine uygun şekilde Kimlik Bildirim modülünden yönetilir.
• E-fatura / e-arşiv: folio üzerinden e-fatura üretimi (Business planı).
• Veri saklama: yapılandırılabilir saklama süresi sonunda PII otomatik anonimleştirilir.

9. Super-admin (çoklu otel)

Birden fazla tesis yönetiyorsanız super-admin paneli platform genelini yönetir.

• Otel yönetimi: yeni otel oluşturma, listeleme, aktif/pasif yapma, silme.
• Kullanıcılar: her otele owner/staff kullanıcı atama, şifre sıfırlama.
• Otel olarak yönetme: bir oteli owner gibi yönetmek için “Yönet” — üstte bir bilgi bandı gösterilir, tek tıkla geri dönersiniz.
• Plan atama: her otele plan (Free/Pro/Enterprise) atarsınız; kanal, oda, aylık rezervasyon ve LLM maliyet limitleri buna göre uygulanır.
• Kullanım & maliyet: platform geneli LLM maliyet/kullanım raporu (7/30/90 gün), otel bazlı kırılım.

10. SSS & sorun giderme

• Asistan yanlış yanıt veriyor: bilgi tabanına doğru bilgiyi ekleyin; asistan kaynaktan yanıtlar.
• Kanal mesaj almıyor: Kanallar’dan bağlantıyı ve token’ı kontrol edin, Test düğmesini kullanın.
• “Hizmet geçici olarak kullanılamıyor” mesajı: aylık LLM maliyet kotanız dolmuş olabilir; kendi LLM anahtarınızı bağlayın veya planınızı yükseltin.
• Yeni kanal/oda eklenmiyor: plan limitine ulaşmış olabilirsiniz; planınızı yükseltin.
• Maliyeti nereden görürüm: kullanım ve maliyet panelden gerçek zamanlı izlenir.